Podmínky v nájemních smlouvách na kanceláře určují nájemci | E15.cz

Podmínky v nájemních smlouvách na kanceláře určují nájemci

4. prosince 2009 • 09:28
Kulatý stůl časopisu Realit se tentokrát zaměřil na vývoj a změny v oblasti nájemních smluv pod vlivem krize a na očekávané trendy. Jednou z největších změn v tomto segmentu je fakt, že podmínky uzavření nájemní smlouvy stále více stanovují nájemci, kteří mají z čeho vybírat. Míra neobsazenosti kancelářských prostor je totiž letos poměrně vysoká.

Realitní trh patří mezi krizí nejvíce postižené sektory ekonomiky. Řada developerů se tak kromě snižující se poptávky po volných kancelářských plochách k pronájmu potýká i s problémem úprav ve stávajících a případně i nových nájemních smlouvách. Jak se tento ekonomický stav promítá do vztahu nájemce a pronajímatele?

Pavel Domalewski: Z pozice realitního agenta vidím, že došlo k velké řadě změn. Asi tou nejzásadnější je skutečnost, že dnes jsou to především nájemci, kdo určuje nebo má tendenci určovat podmínky v nájemních smlouvách. Nájemci se dnes zajímají především o délku nájemního vztahu, formu a rozsah pobídek i stav pronajatých prostor při předání před zahájením nájmu. Rovněž se prodloužila doba, kdy nájemci začínají uvažovat o stěhování do jiných prostor. Zatímco před krizí nájemci začínali hledat prostory maximálně rok a čtvrt před ukončením nájmu, dnes to dělají v době, kdy jim do vypršení smlouvy chybí například dva roky. Velkou roli zde sehrává záměr nájemců renegociovat stávající smlouvu za účelem dosažení lepších podmínek.

Také se dnes poměrně často setkáváme se situacemi, kdy nájemci po průzkumu trhu a porovnání nabídek od různých projektů chtějí ze strany pronajímatelů novostaveb a kvalitních „áčkových“ budov v prestižních lokalitách podmínky, které jsou obvyklé u starších rekonstruovaných budov – například dobu nájmu kratší pěti let, více pobídek, výraznější redukci nájmu apod. Pronajímatelé takových projektů těmto požadavkům zpravidla nevyhoví, protože prostory v kvalitních novostavbách postupně ubývají a je o ně stále vysoký zájem ze strany nájemců.

Petr Urbánek: Z mého pohledu má tato otázka dvě úrovně. Kolegové právníci jistě potvrdí, že z hlediska formálních záležitostí a zákonů se samozřejmě nezměnilo nic. Nájemní smlouva má svá daná pravidla a právní rámec, který, ať už je nebo není krize, musí obě smluvní strany dodržovat. Druhá věc je obchodní stránka věci, která se samozřejmě v průběhu času a tržních cyklů mění. Může se měnit výše nájemného, pobídky a ostatní parametry. Naše developerská společnost projednává více formátů smluvních vztahů než jenom nájemní smlouvy, ale je nutno podotknout, že nájemní smlouva patří k nejkomplikovanějším. Pokud se například vyjednává smlouva o dílo ve velkém peněžním objemu, jedná se v zásadě o smluvní vztah na rok dva. Dohadujete-li kupní smlouvu, jde o jednorázový akt, i když třeba velkého objemu.

Úskalí nájemní smlouvy spočívá ve skloubení mnoha faktorů. Je zde část obchodní, o které jsme mluvili, část právní, ale také ujednání, která nejsou zcela právní, ale ani úplně obchodní – jsou to dojednaná práva a povinnosti jedné nebo druhé strany. Obě strany domlouvají tento vztah na hodně dlouhou dobu dopředu. Na tři, pět, sedm i deset let. Co se týče vlivu krize – ta má podle mého názoru vliv na obchodní podmínky. Obě strany by si ale měly uvědomit, že sjednávají-li nájemní smlouvu za zuřící krize, s největší pravděpodobností smlouva krizi časově překoná a bude platit i v době, kdy vnější situace už nebude tak dramatická. Obě strany by tedy i na to měly dávat pozor. Z našeho pohledu jsem rád, že v našem portfoliu máme mimo několik výstřelků smlouvy, které přetrvávají nutné cykly, a některé jsou už skutečně uzavřené dlouhou dobu. Aktuálně máme kolem 350 nájemních smluv.

A jaká je tedy situace z hlediska práva?

Roman Buzek: Jak už tady bylo řečeno, prakticky od roku 2005 nedošlo k žádné, ani dílčí, změně zákona č. 116, který řeší nájmy nebytových prostor. Je třeba říct, že ani tento zákon není dokonalý a má v sobě skryt prostor pro vyjednávání. Velmi často je také výsledný tvar nájemní smlouvy otázkou vyjednávací síly té či oné strany. Z pohledu pronajímatelů, pokud jsme na této straně, se snažíme, aby měl pronajímatel závazky maximálně zajištěny. A to nejen pro případ neplacení, ale i pro případ, jak se poslední dobou stává, že ten, kdo má finanční problémy nebo ho postihne finanční nepříznivá okolnost, nejenže přestane platit, ale například prostory nechá nevyklizené a přestane komunikovat s pronajímatelem. To působí pronajímateli značné komplikace s dalším pronájmem těchto prostor. To jsou situace, které v zákoně nejsou dostatečně ošetřeny. Snažíme se je doladit v nájemních smlouvách, protože jsou to záležitosti, které potom bývají často předmětem soudních sporů.

Petr Novotný: Já se vrátím na začátek a doplním otázku změny vztahu mezi pronajímatelem a nájemcem. Je to dáno také převisem nabídky nad poptávkou. Tuto problematiku můžeme rozdělit do dvou dílčích částí. Na případy, kdy nájemci končí smlouva nebo sjednává úplně nový nájem, a na případy, kdy se vyjednává o trvající smlouvě, která má ještě pár let platnost a bude končit až za několik let. Pozice nájemců nebo vyjednávačů za nájemce je v případě, kdy smlouva stále ještě běží, ovlivněna určitými zajišťovacími instrumenty na straně pronajímatele, a není tak jednoduché se ze smlouvy vyvázat, případně sjednat lepší podmínky.

Naopak, pokud se jedná o končící smlouvu nebo nový nájem, samozřejmě nájemce má na pronajímatele tak říkajíc „větší páku“ a může využít stávající situace ke sjednání co nejlepších podmínek. U běžících nájemních smluv bývá cestou k jednostrannému zvýšení nájemného pronajímatelem tzv. inflační doložka, která je obvykle vázána na vyhlašovaný index spotřebitelských cen. S ohledem na míru inflace v posledních letech ovšem nejde o smluvní nástroj, který by zásadně posiloval pozici pronajímatele.

Štefan Falis: Z pozice daňové a účetní bych v podstatě podtrhl totéž, co bylo zmíněno kolegy právníky. Nedochází k významným změnám ani k požadavkům na změnu legislativy. Byly určité snahy obecně redukovat daňové zatížení, nicméně v oblasti nájemních a jim podobných smluv asi významnější konkrétní změny očekávat nelze. Přestože z pohledu daňové a účetní legislativy mluvíme o stejné pozici jako v minulosti, chtěl bych v souvislosti s touto otázkou akcentovat určitá specifika, která nelze opomenout. Momentálně se setkáváme hodně se širším uplatňováním různých forem pobídek pro nájemce. Jedná se například o poskytnutí určitého období pronájmu zdarma (rent free period), případně poskytnutí příspěvku nebo přímo úprav nájemných prostor (fit-outs) podle konkrétních požadavků nájemce zdarma.

Tady bych chtěl upozornit, že u veškerých těchto pobídek je nutné zhodnotit jejich konkrétní daňové dopady vyplývající jak pro nájemce, tak pro pronajímatele. Jako příklad bych zmínil jednu z často diskutovaných záležitostí – poskytnutí období pronájmu zdarma. V určitých případech, s ohledem na konkrétní ujednání, se sice neplatí nájem, ale z pozice zákona o dani z přidané hodnoty se i toto bezúplatné poskytnutí nájmu považuje za tzv. zdanitelné plnění. Je z něho nutné odvést daň z přidané hodnoty, vypočtenou, podle dřívější legislativy z ceny obvyklé, nyní z vynaložených nákladů. Jsou zde tedy momenty, které je třeba vzít v úvahu při nabídce a posuzování různých forem pobídek, aby případná celková výhodnost nebyla negativně ovlivněna daňovým zatížením nebo nevzniklo pro jednu či druhou stranu možné daňové riziko.

Můžeme tedy shrnout odpověď na první otázku. Z hlediska daňově-právních procedur se toho příliš nemění. Pokud jde o obchodní podmínky a obchodní vyjednávání, situace je nyní výrazně jiná, než byla dříve. Aniž bych se chtěl ptát po obchodních tajemstvích či strategiích, můžete uvést, o jaké typy pobídek nájemci nejvíce usilují? V čem je možné vyhovět a v čem principiálně nikoli?

Petr Urbánek: Já bych to shrnul jednoduše. Před rokem či dvěma, kdy byla míra neobsazenosti menší, realitní poradce přišel jednou za čtrnáct dní na tzv. marketingovou poradu a s sebou přinesl seznam třiceti potenciálních nájemců. Dnes ovšem nosí seznam obrazně řečeno se třemi řádky. Z toho je jednoduché východisko z pohledu pronajímatele, jaké pobídky může dát nebo nabídnout perspektivnímu nájemci. Pronajímatel dnes navíc neví, kdy podobná poptávka po prostorách ve stejném rozsahu přijde znovu.

Dnes se jednání o obchodních podmínkách nájmu vedou ještě před rozhodnutím nájemce, pro kterou konkrétní budovu se rozhodne, a pohybují se v řádu měsíců, nikoli týdnů. Je tedy velmi jednoduché si spočítat, jaké pobídky mohou pronajímatelé nabízet, aby byli úspěšní. Mnoho účastníků trhu má o tzv. incentivech neboli slevách či pobídkách zkreslené představy, protože jde vždy o velmi komplexní množinu vzájemně propojených veličin. Tyto zkreslené představy vznikají obvykle tím, že mnoho účastníků trhu rádo srovnává jablka s hruškami, respektive používá data vytržená z kontextu.

Pavel Domalewski: Navázal bych na pana Urbánka a uvedl konkrétní příklady pobídek. Je řada stimulů, které pronajímatelé mohou poskytovat. Záleží potom na domluvě mezi pronajímatelem a nájemcem, jakou podobu bude mít výsledná pobídka. Může to být sleva na nájemném nebo nájemní prázdniny, případně pronajímatel může poskytnout příspěvek na stavební úpravy. Během naší praxe jsme se také setkali s tím, že v některých případech pronajímatel umožní nájemcům rentalizovat náklady za stavební úpravy prostor.

Jak to vypadá s délkou aktuálně uzavíraných nových nájemních smluv?

Petr Urbánek: Podle našich zkušeností se poptávka stále pohybuje v standardním časovém prostoru zhruba pěti let. Jsou požadavky na trochu kratší či trochu delší pronájem, záleží případ od případu a na obchodních potřebách či možnostech každého nájemce.

Roman Buzek: Podle našich zkušeností je délka nájemních smluv navrhována v rozmezí od tří do pěti let. A pokud hovoříme o postavení nájemce nebo když zastupujeme nájemce při přípravě nájemní smlouvy, obvykle pro něj hledáme takový prostor, aby smlouvu mohl ukončit rychleji v případě, že využije aktuálně široké nabídky a najde si něco lepšího.

A co když zastupujete naopak pronajímatele?

Petr Novotný: Tam je to samozřejmě naopak. Vždy se snažíme pro stranu, kterou zastupujeme, vyjednat ty nejlepší podmínky. Zejména v dnešní době se snažíme pomoci sjednat jistotu v nájemním vztahu. U nájemce je to rychlý odchod bez větších závazků a u pronajímatele co možná nejstabilnější klient. U pronajímatele se navíc snažíme, aby případné změny v klientské struktuře byly ošetřeny pokutami a dalšími zajišťovacími instrumenty.

Petr Urbánek: Já k tomu ještě jednou poznamenám, že nájemní vztah je, alespoň z mého pohledu, potřeba vnímat poněkud jinak než ostatní smluvní vztahy. Mimo jiné totiž obecně bez ohledu na krizi platí, že ve smluvním vztahu jedna strana plnění vytváří a druhá za to platí. V rámci dlouhodobého nájemního vztahu je to trochu jinak. Pronajímatel svoje plnění kromě relativně limitovaného objemu služeb spojených s nájmem fyzicky a i finančně poskytl před vznikem nájemního vztahu. On nemovitost koupil nebo postavil, investoval do ní nemalé prostředky. Nájemce pouze v domluvených časových úsecích platí za užívání předmětu nájmu. Pronajímatel je tak, obrazně řečeno, v rukách nájemce a je závislý na tom, jak se k němu nájemce zachová.

Z dlouhodobosti nájemního vztahu a z jeho výše zmíněné úrovně „nevyváženosti“ vychází komplexnost a komplikovanost nájemního vztahu. Časté stížnosti ze strany nájemců na optickou nerovnováhu v textech smluv většinou neberou v úvahu tu základní premisu, kterou jsem již zmínil – pronajímatel více či méně z devadesáti pěti procent, možná i více, plnění smlouvy splnil ve chvíli podpisu a předání prostor. Zajišťovací instrumenty nikdy nemohou dostatečně pokrýt možná rizika, a pronajímatel tak vždycky „tahá za kratší šňůrku“ i v případech, že se smlouva uzavírá v době, kdy poptávka převyšuje nabídku.

Jak to v tuto chvíli vypadá z vašeho pohledu s vymahatelností plnění smluv? Už tady zaznělo, že se často jedná i o etická pravidla či o etické cítění nájemníka. Jak to vidíte vy, z pohledu dnešní doby, kdy se nájemci skutečně mohou dostat do finančních potíží? Zhoršila se nějak jejich platební morálka?

Roman Buzek: Podle našich zkušeností se dá říci, že ano. V poslední době máme řadu požadavků ze strany pronajímatelů na vymáhání dluhů na nájemném a úhradách za služby. Nemyslím si, že otázka vymahatelnosti nájemních smluv je jiná než u jiných smluv. Je to problém, který by mohla vyřešit, a v tomto směru jsem optimista, nedávná novela občanského soudního řádu č.7/2009 Sb. Nabyla účinnosti dnem 1. července tohoto roku a byl v ní zaveden institut přípravného jednání u soudu. Zjednodušeně to znamená, že soud si pozve pronajímatele a nájemníka a řekne: „Já mám na ten váš spor takový a takový právní názor.“ Pokusí se o smírné vyřešení a dá účastníkům sporu lhůtu ke splnění jejich procesních povinností.

Ve výsledku by potom opravdu mělo stačit jedno stání, na kterém bude rozhodnuto. V tomto případě bychom se mohli dostat do situace, která je známá ze západoevropských zemí, totiž že spory končí nejvýše v řádu dvou tří měsíců a ne několika let, jako je tomu u nás. Vymahatelnost práv ze strany pronajímatele nebo nájemníka by pak byla daleko lepší, protože prioritně jde o čas. Vždycky se jedna strana snaží využít toho, že druhou tlačí čas, a tudíž se snaží klást překážky, aby spor byl dlouhý. To by tedy mělo být do budoucna odstraněno.

Roman Buzek: Pronajímatelé jsou aktuálně ve slabším postavení, protože jak již bylo řečeno, mají zájem na tom, aby prostory vydělávaly. Nájemci využívají prostor a mohou klidně nést náklady soudního sporu několik let. Ale pronajímatel potřebuje, aby měl prostory vyklizené, aby je mohl pronajímat dál jiným zájemcům za podmínek, které jsou pro něj ekonomické.

Štefan Falis: Já bych to doplnil z pohledu daňového zatížení. V této době ve větším rozsahu diskutujeme s klienty, jakým způsobem bojovat v rámci nedobytných pohledávek se souvisejícím daňovým zatížením a možností uplatnit si určitý náklad související s nedobytnými pohledávkami jako daňově uznatelný. Pronajímatel musel při vzniku pohledávky, a to bez ohledu na to, zda byla nebo nebyla zaplacena, související výnos zdanit, a proto hledá možnosti určité kompenzace tohoto daňového zatížení přes uplatnění daňově účinných opravných položek vytvořených k těmto pohledávkám.

V tomto ohledu bych chtěl upozornit, že pro vytvoření těchto opravných položek, případně odpisů pohledávek, musí být splněny konkrétní podmínky stanovené daňovou legislativou, například řádné přihlášení těchto pohledávek v rámci soudního řízení atp. V praxi pak dochází k tomu, že buď nejsou možnosti snížení daňové zátěže plně využity, nebo existuje riziko napadení takto využitých daňových možností z důvodu nesplnění legislativních podmínek či neexistence řádného zdokumentování, pokud byly splněny. Podle naší praktické zkušenosti jsou tyto oblasti podrobně kontrolovány ze strany finančních úřadů a v této oblasti jsou často identifikovány nedostatky vedoucí k daňovým doměrkům.

Petr Urbánek: Pokud se nájemce rozhodne přestat platit, vzniká mimo relativně snadno vyčíslitelné škody na ušlém nájmu další velký okruh problémů. Náklady na odstranění stavebních úprav, potenciální náhrada za jejich ponechání v prostorech a z toho vyplývajících daňových povinností. Další škody mohou pronajímateli vznikat i ve vztahu k DPH. Mimo to jedna nebo druhá smluvní strana může využívat, respektive zneužívat, nekompatibilitu daňové, občanské a obchodní legislativy. Dopady na jednu nebo druhou smluvní stranu jsou v takovém případě mnohem větší a mají mnohem širší souvislosti, než by se na první pohled mohlo zdát.

Štefan Falis: Mohu potvrdit, že co se týče daňové legislativy, ta nahlíží na určité záležitosti jinou optikou než občanskoprávní vztah. Z toho pramení určité dopady v rámci daňové zátěže a nutnosti podrobného posouzení konkrétních dopadů s ohledem na nestandardnost těchto situací.

Roman Buzek: Doplním, že zákon č.116/1990 Sb. byl vydán a koncipován v určité době, rozhodně to není dokonalá norma a neřeší řadu věcí, které se musí dotahovat podle obecného občanského zákoníku. A někdy až příliš komplikovaně. Rozhodně by stálo za to se na tento zákon legislativně zaměřit. Ale pokud jsme dobře informováni, v poslední době se žádná změna nepřipravuje.

*

Účastníci rozhovoru:

• Petr Urbánek, Europolis

• Roman Buzek, MT Legal

• Petr Novotný, MT Legal

• Štefan Falis, PricewaterhouseCoopers

• Pavel Domalewski, Knight Frank

 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!