Moderní stavby potřebují nové systémy řízení | E15.cz

Moderní stavby potřebují nové systémy řízení

1. června 2010 • 10:37
Moderní bytové i kancelářské objekty by měly nabízet sjednocené systémy řízení (technika prostředí, komunikace, energetika), zabezpečení (kontrola přístupu, požární ochrana, bezpečnostní systém) a správu budovy (údržba, plánování, pronájem, inventář) včetně odpovídajících služeb (telefonní centrála, poštovní a kancelářské služby, úklid).

Moderní bytové i kancelářské objekty by měly nabízet sjednocené systémy řízení (technika prostředí, komunikace, energetika), zabezpečení (kontrola přístupu, požární ochrana, bezpečnostní systém) a správu budovy (údržba, plánování, pronájem, inventář) včetně odpovídajících služeb (telefonní centrála, poštovní a kancelářské služby, úklid).

Dlouholetým propagátorem těchto myšlenek soustředěných pod název facility management je zakládající člen české pobočky světové asociace facility manažerů

Facility management je pro mnoho lidí neznámý pojem. Jak ho chápete vy jako běžný občan, třeba jako návštěvník nákupního centra, a jak jako profesionál?

Jako běžný občan bych nejspíš vůbec nevěděl, o čem je řeč. V médiích o facility managementu (FM) vůbec neslyšíte, pouze občas zaznamenáte jakési nápisy na autech. To, že jsou v prostorách nákupního centra dobře zajišťované, bych vnímal jako naprostou samozřejmost. Pokud je tam nepořádek, ostraha není tam, kde má být, či jsou-li viditelné další prohřešky – to vše bývá v očích laika spíše nedostatek vedení nákupního střediska, nikoli služeb FM. Jako profesionál však vnímám obrovský potenciál facility managementu nejen v oné, řekl bych, přirozené neviditelnosti, ale také v obrovském potenciálu budoucích přínosů integrovaných FM služeb. Je příznačné, že se na mezinárodním poli přestává hovořit o facility managementu jako o oboru, ale jako o odvětví facility management.

Máte bohaté zkušenosti ze zahraničí. V čem vidíte největší nedostatky českého FM?

Trochu jsme, myslím, podcenili nadnárodní či alespoň přeshraniční rozměr oboru. Tak jako v mnoha jiných oblastech i ve facility managementu se příliš zavíráme v naší kotlině, vytváříme si náš specificky český FM a máme dojem, že známe vše a tradice je naše největší jistota. Současně je u nás velmi zakořeněná představa, že facility manažer je pouze takzvaně přelakovaný správce majetku. Dalším negativem je falešné zdání, že vše zvládneme pouze s chytrým mobilním telefonem a excelovou tabulkou. Tím si vytváříme, řekl bych, smrtelný mix, který nás stahuje do hlubin, a ostatní nové země Evropské unie nás začínají předbíhat.

Neoprostíme-li se od tohoto „češství“, staneme se jakýmsi ostrůvkem s vlastním FM. A existuje ještě jedno specifikum, které brzdí rychlý rozvoj – je to ona pověstná zručnost Ferdy Mravence. Na jednu stranu je tady obrovský potenciál zručných a operativních lidí, ale pokud budou manažeři spoléhat na tuto zručnost, pokud nevytvoří svým zaměstnancům efektivní pracovní prostředí, budou stále platit vysoké náklady na neefektivní úkony. Každý zaměstnanec si určitě jako onen pověstný Ferda Mravenec poradí, ale za neúměrně vyšší plat, než by toto provedl příslušný pracovník FM týmu.

Určitě bude výhodou počítat s facility managementem už ve fázi projektu?

[file:6340:small:right]

Zcela jistě. Ale to je u nás velice vzácné. Většina investorů předpokládá, že oblast budoucího provozu je integrální součástí architektonického, stavebního a technologického projektu a že ji hravě zvládnou projektanti. Zejména architekt je zde považován za garanta optimální dislokace, provozních vazeb a tak dále. Samozřejmě že architekti se tohoto úkolu zhostí poměrně dobře. Ne nadarmo mají za sebou šest let studia. Často však v jejich projektech naleznete drobné nebo dokonce i významné kolize s budoucím přístupem provozovatele, a zejména uživatele.

Tyto nesrovnalosti by mohl řešit již v počátcích facility manažer, pokud by byl přizván do přípravného a projekčního týmu. Často by projektantovi ušetřil mnoho času. V přeneseném slova smyslu – ne nadarmo se říká, že každý obchodník má rád inteligentního klienta, který dovede přesně specifikovat, co chce. Facility manažer, ať už vlastní nebo najatý v podobě poradce, je schopen ještě před nástupem projektanta pomoci s přesnou specifikací zadání. V některých zemích je to dokonce povinností a beze zbytku se to od něj očekává.

U nás však tato profese velmi často chybí, a pokud je ve firmě jmenován, pak se většinou jedná o provozního správce budov. Ten samozřejmě umí upozornit na různá úskalí, ale koncepčně zadání nepřipraví. Výsledkem tohoto zadání pak může být požadavek, který finálně splní pouze takzvaná inteligentní budova. Ta však nesmí vznikat postupným připojováním dalších prvků „inteligence“, ale kvalitní počáteční komplexní specifikací.

Co považujete za „ideální“ stav v tomto oboru?

Ideálním stavem bych nazval integraci systému řízení FM služeb, čímž se míní jednotný systém strategických, taktických a provozních úrovní řízení. Ve vedení společnosti musí být kompetentní facility manažer zodpovědný zejména za strategii a kontrolu. Pokud se společnost rozhodne pro outsourcing, pak již od počátku musí být kvalitně vypracováno zadání, klient si musí sám připravit FM smlouvy a SLA smlouvy a v nich ukotvit základní parametry řízení výkonu a kvality, přičemž pouze klient může stanovit, co je pro něj v jednotlivých službách prioritní. Obávám se, že právě v poměru ceny a kvality je základní rozdíl mezi vyspělými a méně vyspělými společnostmi. U nás je stále požadavek na minimální cenu za jednotlivé služby místo toho, aby byl tlak na celkově optimální cenu, což je poměr vyvážené kompletní ceny oproti vyžadované kvalitě.

Obávám se, že představy o službách a jejich realizaci jsou u nás jiné než v ostatních státech unie. Je v tomto směru členství v Evropské unii výhodou, či spíše překážkou?

Jednoznačně výhodou. Pokud porovnám přístup evropských nebo globálních společností a našich lokálních firem, je to obrovský rozdíl. Mezi prvními klientskými firmami, které u nás začaly prosazovat moderní FM přístup, byly společnosti HP, Vodafone a Grandi Stazioni (provozovatel Hlavního nádraží v Praze). Zde byly poprvé kladeny priority na popis služby na výstupu a jednoznačné sledování výkonu a kvality specifikované právě na očekávaných výstupech služby, oproti posuzování předepsaného postupu výkonu služby. A právě v tomto je první viditelný posun, který přinesla nová EU norma ČSN EN 15221 „facility management“. Ta nejen sjednocuje vnímání tohoto odvětví ve všech zemích EU, ale připravuje zázemí pro budoucí benchmarking (poměřování), který se v budoucnu stane skutečným pomocníkem každého facility manažera.

Jak se ekonomická situace projevila v ČR, je zájem o služby FM menší, které odvětví krize nejvíce zasáhla a kteří zákazníci nejčastěji omezují nebo zastavují služby?

Domnívám se, že v ČR obdobně jako v celé EU se již začíná reálně zvažovat, zda FM služby zajišťovat interně, či nákupem. Obrovský boom outsourcingu, který zde ještě doznívá, se mění na střízlivější posuzování přínosů, jež musí outsourcing přinášet. Tím nikterak nesnižuji obrovský potenciál outsourcingu, a zejména integrovaného outsourcingu pro facility management. Výkon a kvalita FM poskytovatelů na našem trhu již nastavily vysokou laťku. Pouze varuji před bezhlavým outsourcingem, kterého jsme doposud byli svědky. Chce-li společnost „outsourcovat“, musí počítat s počátečními náklady na kvalitní přípravu a pak může mít outsourcing očekávané přínosy.

Na otázku, v kterém odvětví se u nás FM prosazuje a kde se nejčastěji vlivem krize omezují služby, je velice těžké odpovědět. Prosazuje se určitě v bankovnictví a v oblasti administrativních provozů. Určitý posun lze pozorovat v retailech, v logistických areálech, v bytové správě. Jsou již známy první vlaštovky úspěšných optimalizací průmyslových FM provozů. Zcela však zaostává veřejná správa, armáda a policie. Porovnámli například přístup armády Velké Británie a naší armády, je to obrovský rozdíl. Je pravda, že jsem neměl možnost nahlédnout hlouběji do FM podpory naší armády, ale od svého kolegy ve Velké Británii slyším o opatření, která on zavádí v jemu svěřené oblasti britské armády, a mohu mu pouze závidět možnosti a prostor, které pro svou činnost získává.

V jakém časovém horizontu předpokládáte, že se u nás situace změní?

Když jsem před dvanácti lety u nás začínal s facility managementem, vytyčil jsem si za cíl, že za deset let by se o tomto oboru mohlo začít mluvit a mohl by být alespoň trochu „in“, jak říká můj syn. V té době jsem byl považován tak trochu za podivína, když jsem řekl, že se pokouším tento obor prosazovat. Dnes se mi zdá, že se toto alespoň částečně podařilo. Vytyčil jsem si proto další dva postupné cíle s horizontem deseti let. Těmito cíli je předně prosadit facility manažery do přípravných a projekčních týmů nových projektů. Druhým cílem je změna přístupu klientů k FM. Stále je obvyklé, že výběrové řízení bývá vypsáno bez hlubší přípravy, klient si nestanoví, co skutečné očekává, jaké jsou jeho potřeby, co požaduje na výstupu a jak toto bude měřit a případně postihovat. Pokud se přístup nezmění, bude zde stále fungovat mechanismus, který přirovnávám k postupu, kdy se manažer autoprovozu dotazuje ve Škodovce, které značky aut jsou pro jeho provoz nejvýhodnější.

Tlak na snižování nákladů se projevuje prakticky všude a bude zřejmě i nadále trvat. V čem by rozhodně firma neměla šetřit?

Předně na prvotním FM auditu, který jí prokáže, kde jsou její silná místa a kde jsou slabiny, či dokonce hrozby v oblasti řízení a výkonu FM služeb. Dále si musí z FM auditu a následného průzkumu vytvořit kvalitní FM analýzu, která nabídne optimální postupy reorganizace FM podpory. Na čem dnes firmy šetří, a stojí je to obrovské sekundární náklady, je ICT podpora FM oblasti. Nákup CAFM systému, kvalitního požadavkového systému, provázání na IS systémy společnosti, respektive na MaR a na řízení automatizace budov, vytěžení již existujících databází, v tom všem je ukryt obrovský potenciál společností. Menší firmy si musejí stanovit své požadavky a toto žádat přímo od svého FM poskytovatele. Poslední oblastí je vlastní přístup k FM podpoře. Pokud bude ve společnostech FM úsek řazen pouze na okraj zájmu, nemohou managementy očekávat, že jim FM přinese to, co firmám, které tuto oblast vnímají s plnou vážností.

Otázky bezpečnosti v oblasti FM jsou asi klíčové. Jak konkrétně funguje spolupráce s bezpečnostními složkami a také s firmami, které zajišťují softwarovou podporu?

V auditech bývá většina neshod nalezena právě v oblastech BOZP, PO, NCHLP, OŽP, HSMS, EMS, QMS, IMS. Přitom tato pochybení mohou vést až k haváriím, úrazům či dokonce úmrtím. Pokud se oprostíme od těchto nejčernějších možností, stále zde hrozí obrovské pokuty, respektive náklady pro nápravy. Druhou u nás velice opomíjenou oblastí bezpečnosti jsou protiteroristická opatření a ochrana proti napadení a zcizení majetku. Tato oblast vyžaduje nejen kvalitní analýzu a přípravu, bezchybné řízení, ale i nákladné technické vybavení. Nejedná se pouze o IT a software, ale též komunikační technologie na nejvyšší úrovni. Bohužel vždy platí to, že zloděj, škůdce nebo terorista je vždy o krok před ostrahou. Je pouze na pružnosti řízení ochrany a bezpečnosti, zda s tímto trendem bude držet krok.

Měla by sem tuším spadat i správa veřejného majetku. Je také ona součástí FM?

 
>
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!