Firmy musí komunikovat se státem přes datové schránky | E15.cz

Firmy musí komunikovat se státem přes datové schránky

Zejména právnické osoby se od 1. července tohoto roku sžívají s novým způsobem doručování úředních listin. Úřední zásilky v listinné podobě se posílají pouze v obálkách se zeleným pruhem, obálky s modrým či červeným pruhem skončily.

„Nepodaří-li se poštovnímu doručovateli zásilku adresovanou do vlastních rukou osobně předat adresátovi, zanechá mu doručovatel v místě doručení výzvu s upozorněním, kde se zásilka nachází, stejně jako tomu bylo doposud. Pokud si ovšem adresát zásilku do deseti dnů od uložení výzvy (do 15 dnů v případě komunikace s finančním úřadem) nevyzvedne, považuje se zásilka posledním dnem lhůty za doručenou, bude vhozena adresátovi zpět do jeho schránky a nebude jako dříve vrácena odesílateli,“ sdělila advokátka Markéta Tvrdá z advokátní kanceláře Lovells. Pokud nebude adresát zastižen na místě v případě soudních zásilek, které nejsou adresovány do vlastních rukou, budou tyto vhozeny do schránek rovnou a nebudou, jako tomu bylo doposud, zanechávány sousedům či vraceny odesílateli. „Takovéto doručení může mít v případě neseznámení se s obsahem zásilky vážné důsledky na postavení adresáta. Státním orgánem mu mohou být uloženy povinnosti bez ohledu na to, zda o nich má tento adresát povědomí,“ dodala Markéta Tvrdá.

#####Chybná adresa v registrech může způsobit značné problémy

Adresou pro doručování písemné korespondence v soudních věcech je u fyzické osoby adresa evidovaná v informačním systému evidence obyvatel. U fyzické osoby-podnikatele je to pak adresa místa podnikání a u právnické osoby adresa sídla zapsaná v příslušném rejstříku (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík atd.), nebo adresa zástupce pro doručování uvedená ve smlouvě uzavřené těmito podnikateli. „V důsledku nové úpravy postupů doručování, která předepisuje doručení na registrovanou adresu adresáta, je tedy vhodné ujistit se, že adresa registrovaná v obchodním či jiném rejstříku je v souladu s aktuální adresou sídla, respektive místa podnikání podnikatele,“ řekla advokátka Markéta Tvrdá. Také občané by si měli uvědomit, že pokud se zdržují jinde než na adrese, která je registrována v systému evidence obyvatel, budou jim soudní zásilky chodit právě na tuto registrovanou adresu. „Pokud si tyto osoby nezajistí pravidelnou kontrolu svých schránek, hrozí jim, že důležité soudní zásilky budou doručeny bez vědomí adresáta se všemi negativními důsledky z toho vyplývajícími,“ informovala dále Markéta Tvrdá. V případě, že se adresát doví o doručení zásilky, aniž se s ní mohl seznámit, umožňuje mu občanský soudní řád, stejně jako správní řád a zákon o správě daní a poplatků, domáhat se neúčinnosti takového doručení. Návrh je však potřeba podat nejpozději do 15 dní ode dne, kdy se adresát o doručení dověděl nebo dovědět mohl. „Pro soud však nebude omluvitelným důvodem to, že se osoba na uvedené adrese nezdržuje. Omluvitelným důvodem pro fyzické osoby by mohlo být to, že osoba byla na dovolené, v nemocnici, na služební cestě či podobně, nicméně taková nepřítomnost bude muset být u soudu prokázána. U právnických osob se však důvody budou hledat jen obtížně,“ upozornila Markéta Tvrdá.

#####Přicházejí datové schránky - zmizí „obálky s pruhem“

Ještě obezřetnější budou muset být firmy, konkrétně právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Na začátku července byl spuštěn provoz informačního systému tzv. datových schránek. Tato novinka v komunikaci mezi orgány státní moci - tedy například soudy, policií, finančními úřady a podobně - a soukromými osobami má za cíl úplně odstranit klasickou papírovou poštovní korespondenci. Fakticky tak skončí doručování obálek s pruhem. Svým fungováním je datová schránka trochu podobná e-mailové schránce, protože rovněž slouží k doručování dokumentů. „Stejně jako do e-mailové schránky se i do datové schránky budete dostávat prostřednictvím uživatelského jména a hesla. Prozatím však budete mít možnost komunikovat prostřednictvím datové schránky pouze s orgány veřejné moci, a nikoli s jinými osobami. Aktuální zákon o elektronických úkonech totiž vzájemnou komunikaci mezi soukromými osobami neupravuje. Jeho novela s touto možností sice počítá, ovšem až od 1. ledna 2010,“ pokračovala Markéta Tvrdá. Úřední dokumenty budou právnickým osobám zapsaným do obchodního rejstříku doručovány téměř výhradně do datových schránek. „Do konce září má mít totiž každá právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku ministerstvem vnitra zřízenu datovou schránku. Pokud se do ní do 15 dní ode dne doručení přihlašovacích údajů nikdo nepřihlásí, schránka se automaticky zaktivuje dne 1. listopadu 2009. Po aktivaci již budou úřady komunikovat s dotyčným subjektem pouze jejím prostřednictvím,“ vysvětlila Markéta Tvrdá. Jiným právnickým osobám, tedy těm nezapsaným do obchodního rejstříku, a fyzickým osobám včetně podnikajících fyzických osob, bude datová schránka zřízena ministerstvem vnitra na základě jejich žádosti do tří pracovních dnů.

#####Datové schránky bude třeba pravidelně kontrolovat

Doručování písemností do datové schránky se bude považovat za doručení do vlastních rukou. Majitelé by proto měli své datové schránky aktivovat ihned po doručení přihlašovacích údajů. „Schránky je dobré kontrolovat alespoň jednou týdně. V opačném případě se dotyčný subjekt vystavuje stejným rizikům jako v případě nevyzvednutí papírové obsílky,“ upozornila Markéta Tvrdá. Případně lze také aktivovat službu notifikace o doručení datové zprávy prostřednictvím SMS oznámení, které adresát obdrží na svůj mobil. V zásadě bude dokument uložený v datové schránce považován za doručený v okamžiku přihlášení osoby, která má povolení přístupu k dokumentu. Po tomto přihlášení se má za to, že je adresát s dokumentem seznámen. „Pokud se tato osoba nepřihlásí do datové schránky do 10 dnů od doručení dokumentu do schránky, dokument se považuje za doručený posledním dnem 10denní lhůty. Tato zásada se uplatní například u žalob, různých výzev, upozornění a tak dále, a naopak se neuplatní tam, kde zákon neumožňuje náhradní doručení. Jde například o předvolání k přípravnému jednání, doručení platebního rozkazu či evropského platebního rozkazu,“ upřesnila advokátka Markéta Tvrdá.

#####Konverze dokumentů

Se zřízením datových schránek souvisí také problematika konverze dokumentů z listinné podoby do podoby elektronické a naopak. „Má-li být soudu či správnímu orgánu, jako podklad k rozhodnutí, předložen dokument v listinné podobě (například originál smlouvy), je možné orgánu zaslat tento dokument elektronicky prostřednictvím datové schránky. Dokument však nelze jednoduše naskenovat a poslat, nýbrž musíte zajistit jeho autorizovanou konverzi. Tu provádějí zejména notáři, krajské a obecní úřady, pošty a po novele zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů i advokáti,“ uvedla Markéta Tvrdá. Konverze se provádí i opačným směrem, tj. chcete-li z elektronického dokumentu udělat dokument v listinné podobě. Konvertovaný dokument má stejné právní účinky jako jeho ověřená kopie.

 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!