Facility management v Evropě sjednocen

1. července 2008 • 00:00
Facility management je jedním z oborů budoucnosti. Stále více se prosazuje v mnoha evropských zemích. Bylo proto pouze otázkou času, kdy nejednost přístupu vyprovokuje EU ke standardizaci.

Iniciátorem sjednocení byli Nizozemci, kteří první zavedli své národní standardy, a tak jako první pocítili nutnost sjednocení v přeshraniční spolupráci. V září 2003 byla při Evropském normalizačním institutu CEN založena technická komise s pořadovým číslem TC 348. Předmětem této komise byla příprava nové sjednocující normy (standardu) pro obor Facility management. Komise iniciovala založení dvou pracovních skupin WG1 (Work Group) pro oblast terminologie a definic (ta se poprvé sešla v lednu 2004 v Budapešti) a WG2 pro oblast poradenství při uzavírání smlouvy mezi FM poskytovateli a klienty (ta se poprvé sešla v březnu 2004 v Londýně). Konečná podoba normy EN 15221 byla 26. 9. 2006 odsouhlasena většinou z 28 zemí členů a přidružených členů EU a tím se stala oficiálním platným dokumentem pro všech 28 států. Český překlad byl oficiálně uveden do distribuce ČNI (Českého normalizačního institutu) v květnu 2007 a od této doby je přístupný pro všechny zájemce pod označením ČSN EN 15221 - Facility management. Tato norma se stává základní normou odvětví. Na ni navazují v současnosti 4 nově připravované standardy CEN o systému řízení FM, o FM procesech, o standardizaci prostor v FM a konečně velice potřebný standard o měření kvality FM procesů.

Vlastní norma ČSN EN 15221 (vydaná v česko-anglické podobě) má dvě samostatné části. Část jedna připravená skupinou WG1 přináší jednotu do termínů a definic, část 2 (WG2) napomůže zejména odběratelům s přípravou jednotné formy smluv. V následujících řádcích si přibližme nejdůležitější pasáže obou částí.

#####Termíny a definice

Pokud si vyložíme dikci této definice, pak vše, co společnost nepovažuje za své základní podnikání (co nevede k přímému zisku společnosti), to lze dnes řídit jednotnou formou v rámci Facility managementu.

V současnosti jsou tyto činnosti řízeny nejednotně pod různými řediteli, náměstky a úseky. Zavedením Facility managementu dojde k jednotnému postupu při zajišťování těchto činností, které se také nazývají podpůrné procesy. Aby byl alespoň základní přehled, o jaké činnosti se jedná, uvádí norma přehled okruhů, které do FM spadají. Toto členění by mělo v budoucnu umožnit jednotné vnímání a kooperaci. Norma však toto žádnému managementu nevnucuje, pouze doporučuje. Je však pravda, že společnost, která toto členění implementuje, bude v budoucnu lépe chápána a vnímána oproti firmě, která si ponechá „svůj“ originální řídicí systém podpory. ČSN EN 15221 uvádí toto členění:

1. Prostor a infrastruktura 1.1. Ubytovací a prostorové služby 1.2. Pracoviště 1.3. Technická infrastruktura 1.4. Úklidy a čištění 1.5. Ostatní prostor a infrastruktura

2. Lidé a organizace 2.1. Zdraví, bezpečnost a ochrana 2.2. Péče o uživatele objektů 2.3. ICT (Informační a komunikační technologie) 2.4. Vnitropodniková logistika 2.5. Ostatní lidé a organizace

Současné vnímání Facility managementu v ČR zahrnuje oblast 1.3, 1.4 a částečně 1.1., z ostatních procesů jsou zařazovány pouze jednotlivé činnosti, jakými jsou například ostraha objektu (2.1), stravování (2.2), poštovní služby (2.4), kopírovací a tiskové služby (2.4). Za pozornost stojí oblasti 1.5 a 2.5, které jsou v přehledu z důvodu zařazení specifických procesů, které nejsou v jiných organizacích běžné.

Organizace si tak může každý jednotlivý proces zařadit do jednotného systému a vypracovat si FM standard (nejlépe procesní list), který si následně upravuje pro jednotlivé objekty. Jako příklad zatřídění, které však již přesahuje ČSN EN 15221, si uveďme proces „1.3.3.2.3.4 - Kontrola funkce odvodu kondenzátu a zápachové uzávěrky“ (zatřídění: 1. Prostor a infrastruktura, 1.3 Technická infrastruktura, 1.3.3 Provoz a údržba technické infrastruktury (TZB), 1.3.3.2 Výměníky tepla, 1.3.3.2.3 Chladič (Vzduch - kapalina)).

V části 1 ČSN EN 15221 dále specifikuje systém řízení FM. Velký důraz je kladen na členění strategických, taktických a provozních řídicích plánů, kontrol a rozhodování. Upozorňuje na prioritu Facility managementu, kterou je podpora základního podnikání. Z dikce normy je patrné, že zavádění Facility managementu nesmí být revolucí ve společnosti, ale naopak pozvolným procesem, který neohrozí základní poslání firmy. Za zmínku určitě stojí i důsledné užívání termínu in/outsourcing. V ČR je momentálně outsourcing modlou, ke které vzhlíží mnozí manažeři. Lze s nimi souhlasit, že v odůvodněných případech se jedná o velice přínosnou metodu optimalizace nákladů, avšak bezhlavý outsourcing lze považovat za kontraproduktivní. V USA byl outsourcing v oblasti Facility managementu na vrcholu na konci minulého století (viz přednáška „Hunting With Big Dogs“ Prezidenta IFMA Denise Longwortha v Praze v roce 2001 na Týdnu Facility managementu). V současnosti jsou mnohé z outsourcovaných služeb přejímány do vlastního zajištění (důvodem je po 11. 9. 2001 zejména bezpečnost).

#####Průvodce přípravou smluv

V druhé části ČSN EN 15221 je uveden návod, jak připravit smluvní podmínky mezi odběratelem a poskytovatelem (dodavatelem služby). V této oblasti je praxe v ČR velice pozadu za světovým standardem.

Norma popisuje průběh přípravy, vypsání a následné smluvní zajištění služeb. Oblast přípravy a vypsání tendru na dodavatele služeb příliš nevybočuje ze zavedených postupů, co však zcela převrací naše zvyky, je přístup ke smlouvám. Norma definuje dva typy smluv. FM smlouva je obdobou naší rámcové smlouvy. Tento typ smlouvy zajišťuje společné smluvní podmínky k větší skupině služeb. Tyto mohou být zajišťovány přímo pracovníky poskytovatele, nebo subdodávkou třetí strany. V FM smlouvě jsou však specifikovány rámcové podmínky této dodávky. Norma vyjmenovává podrobně všechny položky, na které bychom při přípravě smlouvy neměli zapomenout. Ne všechny jsou použitelné pro jednotlivé případy, norma však uvádí celou šíři možností, aby pokryla všechny alternativy smluvních vazeb. V tomto článku si uveďme základní položky FM smlouvy.

#####Struktura FM - smlouvy - Všeobecné články, jejich struktura a obsah

* Obecný popis * Požadavky na základní činnosti * Obecné podmínky * Obecné předpisy * Podmínky ukončení * Všeobecné závazky klienta * Všeobecné povinnosti poskytovatele FM - služeb * Přesun zaměstnanců * Časový horizont a hlavní termíny * Smluvní cena, platby a účetní evidence * Změny smlouvy * Selhání smluvní strany * Audit * Rizika a zodpovědnosti * Pojištění * Vyšší moc * Rozpory a řešení rozporů (urovnání), postupy a metody * Obměna invest. majetku a projektová činnost

Druhým typem jsou tzv. SLA (Service Level Agreement) Smlouvy o úrovni služby. Zde se jedná o konkrétní vymezení poskytnutí jednotlivé služby. V praxi to znamená, že na každou jednotlivou službu je připravena samostatná SLA smlouva. Obdobně jako FM smlouva má podle ČSN EN 15221 i SLA své doporučené členění.

#####Struktura a obsah smlouvy o úrovni služeb (SLA)

* Všeobecný popis * Společné organizační procesy * Všeobecné podmínky * Struktura a komunikace * Definice a vyjasnění * Povinnosti a požadavky * Cena, platby a účtování

Výše uvedená členění jsou v normě rozpracována do vyšší podrobnosti a u každé položky jsou uvedeny záměry, pro které je tato položka určena, a jaký mám být její obsah. Norma uvádí jednu významnou změnu v postupu výběrového řízení. Podle tohoto standardu je za návrh smlouvy zodpovědný vypisovatel a měl by návrh smlouvy uvádět v rámci podkladů na výběr poskytovatele.

V ČR je obvyklé, že ve vypsání VŘ je vypsán požadavek, aby uchazeč uvedl svůj návrh smlouvy. Vychází se z předpokladu, že uchazeč svůj obor zná a nejlépe umí popsat předmět dodávky. Výsledkem však je široká paleta různě koncipovaných smluv ve společnosti, které jsou navzájem neporovnatelné, mají různě nastaveny pravidla smluvních vztahů. Požadavkem vedení společnosti by však měla být jednotná forma smluv pro všechny poskytovatele. Nová norma k tomuto připravila rámec a je pouze na úsecích nákupu jednotlivých firem, zda toto budou důsledně vyžadovat.

#####Nevíte-li si rady, ptejte se!

Facility management je mladý obor a je logické, že mnozí manažeři se v něm ještě neorientují. Jejich velkou chybou je, že podpůrné procesy považují za vedlejší (nedůležité). Z pohledu základního podnikání mají pravdu, na druhou stranu v oblasti Facility managementu teče asi 30 % provozních nákladů. Procesy Facility managementu se týkají každého zaměstnance a dobře zavedený systém může zvýšit produktivitu základního procesu (zaměstnanci se nezdržují mnoha drobnými „potížemi“ denního režimu a tyto prosté pošlou k vyřešení na dobře fungující dispečinky). Lze proto každému managementu doporučit, aby se s Facility managementem minimálně seznámil, a nebude-li si jist efektivitou interního zajištění, může se obrátit na poradce z oboru FM a ten prověří, jaké rezervy ve společnosti existuji.

 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!