Další části evropské normy o FM se teprve připravují | E15.cz

Další části evropské normy o FM se teprve připravují

12. července 2010 • 09:51
V minulém čísle magazínu Realit jsme si představili dvě části evropské normy upravující oblast facility managementu, které jsou již v platnosti. Dalších pět částí této normy je zatím v různém stupni rozpracovanosti, některé by měly začít platit možná již od příštího roku. Po překladu do českého jazyka se jimi bude řídit poskytování služeb facility managementu rovněž v České republice.

Třetí část normy, která je v přípravě, se soustředí na kvalitu. Aby bylo možno implementovat principy ISO 9001 do prostředí FM služeb, zavádí třetí díl pojem FM produkt. FM produktem se míní přesně vymezená a měřitelná FM služba. FM produktem proto není úklid jako takový, ale FM produktem se stává až konkrétní úklid například interiéru budovy XY. V tomto případě je jasná výměra, povrchy i provozy, a tak si lze přesně stanovit, čemu klient říká v této budově uklizeno a jak se bude toto „uklizeno“ sledovat.

Sledování výkonu a kvality je hlavní cíl třetího dílu normy. Aby bylo sledování možné, je třeba ještě specifikovat přístup klienta k FM produktu. Klient může specifikovat své potřeby takzvaně na vstupu, respektive na výstupu. Dnes je téměř standardem definování služby na vstupu, kdy klient definuje, jak se má FM služba realizovat (většinou taxativně úkon za úkonem), a od FM poskytovatele vyžaduje pouze nabídku ceny za jednotlivé úkony. Nové pojetí facility managementu předpokládá, že klient popíše, jak má vypadat výsledek požadované služby.

Například nepopisujeme, kolik příslušníků ostrahy požadujeme u vjezdu do objektu a jak vyzbrojení mají být, ale specifikujeme, co je podle nás zabezpečený objekt. Počet osob, výzbroj a forma ostrahy je pak záležitostí FM poskytovatele. Klient pouze specifikuje, co pro něj znamená, že objekt nebyl kvalitně zabezpečen (popíše, jak bude reagovat v případě, že FM poskytovatel nesplnil svou úlohu). Ve druhé části normy bylo specifikováno, že je na klientovi, aby připravil návrhy smluv. Ty však musí být vypracovány na základě konkrétních podkladů.

#####Důležitý je přesný popis požadovaného stavu

Norma proto zavádí další výraz SL (Service Level = úroveň služby). SL stanovuje klient. SL specifikuje požadavek na FM produkt. Měl by popsat cílový stav, který zajištěním FM služby bude dosažen, nepřekročitelné požadavky (jsou-li nějaké), doporučení (které FM poskytovatel nemusí dodržet, je-li přesvědčen, že problematiku zvládá lépe) a dále specifikaci KPI (klíčových výkonnostních a kvalitativních hodnotitelů), které umožní měřit výkon a kvalitu poskytovaných služeb. SL je svým způsobem předstupeň SLA. Na základě kvalitně připraveného SL na jednotlivé FM produkty připraví klient návrh SLA, který se stane plnohodnotnou platnou SLA smlouvou až po připomínkování, doplnění dohodnuté ceny (která většinou vzejde z výběrového řízení) a oboustranném odsouhlasení.

Tento postup výrazně posiluje pozici klienta vůči FM poskytovateli přesunem rizika nedostatečně specifikovaného postupu výkonu FM služby z klienta na FM poskytovatele. To má sekundární důsledek v podstatně silnější pozici klienta vůči dnes velice zneužívaným vícepracím. Pokud se klient při vypisování výběrového řízení nezmýlí v základních parametrech výměru, definicích prostředí a specifikaci cílového stavu, neměla by nastat situace, kdy může FM poskytovatel požadovat doplatek za nepředpokládané úkony (což je dnes standardní postup mnoha FM dodavatelů). Norma uvádí, že důsledkem takto sestaveného výběrového řízení jsou vyšší nabídkové ceny (než při současné definici služby na vstupu). Na druhou stranu po uzavření takto koncipované smlouvy by mělo docházet pouze k bonifikacím/penalizacím za lépe/ nedostatečně provedenou FM službu.

#####Čtvrtý díl popisuje jednotlivé produkty

Další část budoucí normy se zaměřuje na taxonomii (kategorizaci) facility managementu. Podrobně jsou zde specifikovány jak procesně, tak nákladově jednotlivé FM produkty a zařazeny do skupin. Čtvrtý díl normy zavádí kromě procesů a prvků kvalitativního cyklu (zvolena je obecná teorie kvalitativního cyklu PDCA) též pohled finanční (zejména nákladový). V textu i na jednotlivých grafických zobrazeních se poukazuje na souvztažnost kategorií FM produktů (tvrdé a měkké FM služby), úrovní řízení (strategická, taktická a provozní), kvalitativních fází (PDCA cyklus), finančních fází (plán, realizace a kontroling), majetkových vazeb (vlastnictví, pronájem či koncesní vazba), obchodních etap (objednávka, dodávka, vyrovnání) atd. Tento standard vlastně poprvé poukazuje na plnou šíři problematiky řízení facility managementu. Facility management se zde ukazuje jako plnohodnotné odvětví, které musí být řízeno se stejnou důsledností a sofistikovaným přístupem jako základní výrobní proces.

#####Pátý díl se zaměří na procesní standardy

Další díl evropské normy - Průvodce rozvojem a zlepšením procesů - specifikuje procesní standardy. Zdůrazňuje jednotlivé etapy procesu, specifikuje rozdíl mezi účinností procesu a jeho efektivitou. Dává příklady procesů na úrovních strategických, taktických a provozních. Upozorňuje na význam přesné definice vstupů a výstupů procesů, úzké vazby mezi procesy a kvalitativním cyklem PDCA a další. Šestý díl - Plošné a prostorové měření - se stává „předskokanem“ v současnosti probíhající přípravy sedmého dílu Benchmarking ve facility managementu. Šestý díl popisuje standardy měření, zejména ploch a prostor. Ačkoli by většina nezasvěcených předpokládala, že standardy měření používané architekty a stavebními projektanty by měly vyhovovat i facility manažerovi, není tomu tak.

Jako příklad si uveďme klasické podkroví domu. Z architektonického hlediska je použitelný pouze prostor, který je půdorysně vymezen světlou výškou větší než 1,75 metru. Architekt se nemusí zabývat prostorem nad podhledem, protože je z užitného hlediska nezajímavý. Facility manažer však všechny tyto „neužitečné“ prostory (nejsouli neprodyšně odděleny) musí spravovat (čistit, větrat, malovat stěny atd.). Odlišně jsou vnímány i prostory schodišť, vícepatrové prosvětlovací šachty atd. Tento díl normy také standardizuje kategorie prostor podle užitečnosti pro uživatele.

#####Sedmý díl završí standardizační proces

Završením vrcholícího standardizačního procesu bude sedmý díl o benchmarkingu (= poměřování). Benchmarking bude velice výkonným nástrojem v rukách facility manažera. Podaří-li se důsledně zavést standardy předchozích šesti dílů do rutinní praxe, vznikne srovnatelná základna údajů (dat), které bude možno navzájem porovnávat. Facility manažer poskytne měsíčně, kvartálně a ročně do národní oborové databáze údaje o „svém“ výkonu a kvalitě FM služeb a odměnou mu bude poznatek, „jak si stojí“ ve srovnání s ostatními objekty a facility manažery. V praxi si tak bude moci například vyhodnotit, že „jeho“ spotřeba energií je srovnatelná s průměrem, úklidy provádí kvalitněji a efektivněji, ale v odpadech pokulhává za ostatními.

Tyto údaje sice může ignorovat, ale podvědomě pro něj zajisté budou motivací, „kde musí přidat“. Benchmarkingem se zavede nová dimenze řízení, která umožní skutečné řízené zkvalitňování a optimalizaci. Z jednání pracovní komise vyplynulo, že většina současných benchmarkingů se soustředí výhradně na nákladovou složku. Porovnávat se však může mnoho dalších oblastí, jako je kvalita, výkon, četnost, ale i „měkké“ atributy, jakými jsou spokojenost, spolehlivost personálu atd. Sedmý díl se proto bude snažit postihnout obecný význam a formu porovnávání jakéhokoli atributu.

#####Příprava normy předznamenává období FM revoluce

Na omezeném prostoru jednoho příspěvku není možno vystihnout všechny aspekty nového odvětví facility managementu. S mírnou nadsázkou se dá říct, že v blízké budoucnosti přijde období FM revoluce. Facility management však sám o sobě nesmí být revolucí, protože jeho úkolem je podporovat hlavní činnost podniku. Pokud by se začalo s „revolučním převratem“ podpůrných služeb, mohlo by to nepříznivě zasahovat do činnosti podniku, a k tomu samozřejmě nesmí dojít. Zmíněnou revolucí je zde spíše míněna přicházející doba SLUŽEB. V minulých desetiletích byla většina úsilí orientována na výrobu a základní činnosti podniku.

 
>
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!