Bez důkladné přípravy se outsourcing služeb nemusí vyplatit | E15.cz

Bez důkladné přípravy se outsourcing služeb nemusí vyplatit

Také Slovensko už má svou asociaci facility managementu. Vznikla v roce 2009 a její prezidentkou je Viera Somorová, která stála u kořenů facility managementu na Slovensku. Zeptali jsme se jí proto nejen na to, jak funguje slovenská asociace, ale i na rozvoj slovenského trhu FM. Viera Somorová je častým návštěvníkem akcí facility managementu v České republice, a může tedy jistě srovnávat.

Můžete nejprve popsat historii vzniku slovenské asociace FM, čím se liší od té české?

Slovenská asociace facility managementu (SAFM) je profesní sdružení facility manažerů a organizací působících v oblasti facility managementu. Jsou to zejména facility manažeři, kteří jsou zaměstnanci organizací, ve kterých se facility management aplikuje, nebo facility manažeři a organizace, které služby facility managementu poskytují. SAFM je v podstatě sdružením fyzických a právnických osob. V tom se lišíme od české pobočky světové organizace IFMA, která sdružuje jen facility manažery – fyzické osoby. Pokud jde o historii vzniku naší asociace, již před několika lety vznikl požadavek výměny zkušeností a získávání nových informací o facility managementu. První vlaštovkou, která umožnila setkání odborníků z řad facility manažerů, byla v roce 2003 konference Facility management 2003, kterou pořádala Slovenská společnost pro techniku prostředí ve spolupráci se Stavební fakultou Slovenské technické univerzity. Iniciátory byli Dušan Petráš (Stavební fakulta STU v Bratislavě) a Ladislav Piršel. Od té doby se konference pravidelně organizují každý rok, a já jsem spolu s profesorem Petrášem jejich odborným garantem.

Právě na těchto konferencích stále častěji rezonoval požadavek vytvoření platformy, která by poskytovala novinky a informace o facility managementu a možnosti setkávání se facility manažerů častěji než jednou za rok. Po několika přípravných schůzkách nadšenců z řad facility manažerů se v květnu 2009 konala první valná hromada Slovenské asociace facility managementu. Ta byla druhým rokem spoluorganizátorem výše zmíněné konference. Na našich webových stránkách mají členové možnost získat informace o facility managementu obecně, ale dozvědí se i o novinkách, například o tvorbě dalších připravovaných částí evropské normy facility managementu. Řešíme i problém povolání facility manažera v legislativní rovině: snažíme se, aby ve stavebním zákoně byla zakotvena v rámci facility managementu minimálně povinnost vypracování manuálu užívání budoucího stavebního objektu, který by byl součástí projektové dokumentace. Od letošního roku jsme se stali členy EuroFM.

Jak byste obecně hodnotila stav slovenského trhu FM ve srovnání s českým? Jak trhu pomáhají aktivity českých firem v oblasti podpůrných služeb?

Propojení českého a slovenského trhu v různých jeho segmentech je evidentní. Tak tomu je i v oblasti facility managementu. Na Slovensku působí mnoho firem, které jsou společné jak pro nás, tak pro Českou republiku. Za všechny vzpomenu ISS, pak Johnson Controls a další. V dnešní době, kdy už evidujeme spíše evropský trh jako jeho jednotlivé segmenty, už asi nelze hovořit o nějakém porovnávání, protože skutečně existuje velmi málo firem v této oblasti, které jsou typicky národní (české, slovenské). Možná tu lze srovnávat spíše vnímání facility managementu ze strany klientů.

Jaké jsou možnosti vzdělávání v oblasti FM na Slovensku?

Významným faktorem zkvalitňování poskytovaných služeb facility managementu je kvalifikovanost facility manažerů. Na několika odborných fórech, ale i při osobních setkáních se setkávám s požadavkem poskytovatelů služeb facility managementu „dodávat“ do praxe facility manažery, kteří by měli potřebné znalosti takové, aby po nástupu do praxe uměli po získání potřebné praxe „fungovat“ jako kvalifikovaní facility manažeři. To je otázka vzdělávání na středních nebo vysokých školách. Jedním z nejnaléhavějších úkolů SAFM proto je iniciovat a podporovat vzdělávání v oblasti facility managementu. Členové naší společnosti pociťují akutní nedostatek středoškolsky nebo vysokoškolsky vzdělaných pracovníků, kteří by se v problematice facility managementu uměli orientovat.

Naší snahou je proto iniciovat odborné vzdělávání pracovníků, kteří by po získání potřebné praxe mohli fungovat jako kvalifikovaní facility manažeři. Na Stavební fakultě se v různých studijních programech inženýrského stupně vyučují předměty, které úzce souvisí s facility managementem: energetický management, provoz a údržba budov atd. Podle profesora Petráše je nutné integrovat tyto dílčí disciplíny pod „jednu střechu“ studijního programu, což je v současnosti, kdy se několik odbory slučují, velmi těžké. Dobrou zprávou však je, že Stavební fakulta – katedra technologie staveb od roku 2009 nabízí možnost jednosemestrálního postgraduálního vzdělávání pro odborníky z praxe – facility management.

Registrujete jako člověk, který se v oblasti FM pohybuje již dlouhá léta, změnu chování slovenských firem ve vztahu k zajištění podpůrných činností? Slyší na to, že outsourcingem služeb většinou ušetří, nebo jsou na svěření klíčových podpůrných služeb do rukou externí firmy spíš opatrné?

Na Slovensku působí už dlouhá léta firmy, které jsou poskytovateli služeb facility managementu, a rovněž i firmy, které působí v oblasti informačních technologií. Právě tak je zde mnoho firem, které již facility management mají implementován jako součást organizační struktury – z těch větších vzpomenu Slovnaft, jehož většinovým vlastníkem je MOL (Maďarsko). Právě tato společnost požadovala uplatnění facility managementu ve Slovnaftu i na Slovensku. Dále je to například Národná banka Slovenska. Obě tyto organizace i mnohé jiné (ministerstva, nemocnice, banky atd.) jsou zároveň i klienty – využívají i možnosti outsourcingu pro některé ze svých podpůrných činností. Pak je zde mnoho zahraničních firem, které řízení podpůrných činností metodou facility managementu berou jako samozřejmost. Mnoho společností se rozhodlo pro outsourcing s tím, že ušetří provozní náklady, ale i proto, že je starost o podpůrné činnosti už nebude víc zatěžovat.

Ne vždy se však jejich předpoklady splnily. Problém byl často v tom, že organizace se snažila outsourcovat podpůrné činnosti v co nejkratší době bez důkladné přípravy na outsourcing. Chybí projekt zabezpečení outsourcingu, ve kterém je pevně stanovena kvalita poskytovaných služeb, ale zejména jejich kontrola. Tedy problémem není facility management, nýbrž příprava na jeho zavedení do organizace. Co se týče opatrnosti při svěřování klíčových podpůrných činností poskytovatelské firmě, je jasné, že při outsourcingu je důvěra mezi partnery, tj. mezi klientem a mezi poskytovatelem, jedním ze základních pilířů spolupráce. Nakonec už ve smlouvě je třeba definovat podle ČSN EN 15221-2 takové podmínky, které neumožní zneužití důvěrných informací. A můj čistě praktický pohled: pokud by poskytovatel porušil smlouvu a poskytl někomu důvěrné informace o firmě, myslím, že by na trhu skončil.

Je na Slovensku dostatek poskytovatelů FM služeb? Preferují firmy spolupráci s jedním partnerem, který zajistí komplexní služby, nebo dávají přednost několika dodavatelům služeb?

Jak se na rozvoji slovenského trhu FM projevil příchod zahraničních firem, které byly ve svých zemích zvyklé na určité standardy a požadovaly je i na Slovensku?

Velký význam pro změnu chápání řízení podpůrných činností ve prospěch facility managementu byl příchod mezinárodních společností. Jejich požadavek byl striktní – aplikovat facility management do společností na Slovensku tak, aby mohly fungovat stejně efektivně jako ve své domovské zemi. Společnosti na Slovensku si uvědomily, že pokud chtějí být konkurenceschopné, je třeba do řízení podpůrných služeb aplikovat facility management. Dalším významným momentem byl příchod zahraničních poskytovatelů služeb facility managementu. A to už byl jen krok k tomu, aby vznikly čistě slovenské společnosti poskytovatelů služeb FM. Pokud jde o standardy, je už dnes naprostou samozřejmostí pro poskytovatele služeb respektovat požadavky, které stanoví klient.

Co je obecně nutné udělat pro to, aby služby FM firmě skutečně pomohly?

Je to především pochopení podstaty facility managementu. Hlavně při implementaci facility managementu je třeba si uvědomit, že pokud chci něco řídit, musím to dokonale znát. Z daného nám vyplývá systémový přístup k poskytování služeb tak, aby tyto služby byly prováděny ke spokojenosti organizace jako klienta, ať už je to poskytování služeb v rámci samotné organizace, nebo poskytování formou outsourcingu, tj. vykonávat služby na požadované úrovni a kvalitě.

Jak však zajistit dostatečnou kvalitu prováděných služeb bez ohledu na to, zda si je provádí daná společnost sama nebo zda je zajišťuje outsourcingem?

Na to dává odpověď právě evropská norma facility managementu, její první, druhá a třetí část. V ní je jasně stanoven postup, který říká, že v první řadě je třeba stanovit si standard a definování jednotlivých procesů s cílovým stavem spolu s definováním ukazatelů kvality poskytovaných služeb (KPI). V takto jasně stanovených dimenzích by nemělo dojít k případným nedorozuměním a organizace se mohou plně věnovat své primární činnosti. I když je pravda, že asi není možné v procesu přípravy implementace facility managementu „vychytat“ všechny možné problémy.

 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!