Kulatý stůl: Stěhování firmy do nových kancelářských prostor | E15.cz

Kulatý stůl: Stěhování firmy do nových kancelářských prostor

8. dubna 2009 • 11:51
Tématem dalšího kulatého stolu časopisu Realit bylo stěhování firmy do nových kancelářských prostor. Zní to jednoduše, ale kdo zažil stěhování společnosti, ví, jak složitý je to proces. Budeme tedy rádi, když vám tento text v případě, že jste se rozhodli přestěhovat své sídlo, alespoň trochu pomůže.

Můžete shrnout požadavky a parametry, které je potřeba zohlednit při výběru kancelářských prostor?

[file:2569:small:left]

*Petr Kareš*

Těch kritérií je opravdu mnoho. Většinou klientovi navrhujeme hodnotící matici, která má kolem 40 parametrů. Prvním z nich je lokalita, kde se má prostor nacházet. Většinou se z hlediska trhu specializujeme na Prahu. Lokalitu lze charakterizovat obecně podle toho, jak je dostupná městskou hromadnou dopravou, autem či jak je vzdálena od letiště. Dále se lokalita specifikuje podle požadované infrastruktury. Dalším kritériem je velikost budovy, zda to má být výšková budova, nebo budova nízkopodlažní, s velkou plochou patra. Pak se posuzují technické parametry prostor, jako je klimatizace, dvojitá podlaha a další. Tyto parametry se vyhodnocují a výběr se zužuje. Kromě toho se vyhodnocují parametry týkající se nájemních podmínek a financí. Ty mají v rozhodování každého klienta většinou převahu.

Co je v současné době považováno nájemci za běžný standard kvality kancelářských prostor a co naopak za nadstandard?

*Danyal Downer*

První podmínkou pro výběr nových prostor je výše nájemného. Na základě toho klient získá reálnější představu, zda je v jeho finančních možnostech pronajmout si prostory na prestižní adrese v centru města, nebo někde na periferii mimo přímý dosah metra. Cena je prvním a víceméně také posledním zásadním kritériem. Ostatní kritéria se různí. Může to být třeba možnost parkování, typ budovy nebo jsou firmy, které chtějí být hlavním či jediným nájemníkem objektu, a hledají tedy něco menšího. Jiné firmy zase například preferují lokalitu mimo centrum města, kde nejsou tolik exponované. Každá firma má velice individuální soubor požadavků, na které klade vlastní stupeň důležitosti, proto bych to dále nezobecňoval.

[file:2571:small:right]

*Petr Urbánek*

Výška nájemného je při rozhodování o nových kancelářských prostorách na prvním místě a tvoří něco kolem 80 procent z „ekonomického balíčku“ celkových nákladů nájemce spojených s užíváním prostor. Výši těchto celkových nákladů však dramaticky ovlivňuje řada parametrů. Na trhu je obtížné získat transparentní informace o tom, jak mají parametry nastavené jednotlivé projekty a co je konkrétně zahrnuto v tzv. standardu. Zda standard zahrnuje zdvojenou podlahu, jestli jsou tam postavené příčky nebo položený koberec atd. Pan Downer by určitě dodal, že každý prostor pro nájemce se musí „dovybavit“. Tato vnitřní výbava, které se v hantýrce říká fit-out, je pokaždé jinak technicky, a tím i finančně náročná. Vzhledem k již zmíněné nízké transparentnosti trhu a poměrně velkému množství vstupních dat jsou nájemci často nuceni srovnávat „jablka a hrušky“. Navíc je komplikované se rychle naučit orientovat ve všech potřebných kritériích. Proto bych každé firmě, která hledá nové kancelářské prostory, doporučil využít služeb odborníka s kvalitními a dlouhodobými zkušenostmi.

*Danyal Downer*

Musím souhlasit. Ale je pravda, že situace se pomalu mění a klienti začínají více porovnávat. Dříve se jako vzduchotechnika často bralo místní chlazení a upravovaný vzduch jako celek. Dnes může mít klient k dispozici například samostatně řízenou klimatizaci, a může tak ovlivňovat daleko více parametrů. Jako příklad poslouží administrativní budova s více nájemci, kteří si samostatně určují, jak upravený vzduch či jaká teplota bude v jimi pronajatých prostorách. Většina jednání s klienty dnes probíhá stále sofistikovaněji. Velká část z nich dnes rozumí rozdílům například mezi tzv. „access floor“ a dvojitou podlahou. Dříve mnozí ani netušili, jak propastné rozdíly mezi nimi mohou být. V dnešní době již klient většinou ví, jaké parametry má posuzovat a jak. Zjednodušeně řečeno: ví, co jsou jablka a co hrušky.

*Petr Kareš*

Pro klienta, který stěhování společnosti řeší jednou za čtyři až pět let, se z nákladů na kancelářské prostory může stát doslova nepřehledný prales. Do provozních nákladů vstupuje nájemné, provozní poplatky a služby a častokrát vidíme, že různé budovy k nabídkám přistupují různým způsobem. Někde obsahují provozní poplatky a služby za kanceláře i ty za parking, někde se účtují zvlášť. Nebo se účtuje poplatek za užívání společných ploch. Některé budovy tuto politiku nemají a účtují pouze čisté plochy a tak dále. Používají se také různé způsoby měření prostor. Česká republika bohužel nemá jednotný standard, podle kterého by se pronajímatelná výměra přesně změřila. Používají se buď německé, americké, nebo britské systémy, které se od sebe liší. I to znemožňuje klientovi snadnou orientaci. Provozní poplatky a služby mohou obsahovat mnoho rozdílných položek. Z těchto důvodů se pak na trhu objevují rozdílné ceny, od průměru 4-4,5 eur/m2/měsíc včetně všech spotřeb energií až po ceny, které u některých budov přesahují částku 6 eur. A to vše je jakési „velké hřiště“, na kterém si může každý pronajímatel hrát při sestavování nabídek pro méně zkušené nájemníky. My vidíme náš úkol v tom, rozklíčovat tyto rozdíly a snažit se nabídku klientovi prezentovat v nějaké porovnatelné rovině.

Mluví se o tom, že budoucnost patří energeticky úsporným budovám neboli zeleným budovám, u kterých jsou režijní náklady výrazně příznivější než u budov starších, standardních. Uvědomují si to nájemci a jsou schopni ocenit úspory režijních nákladů z dlouhodobého hlediska?

*Petr Kareš*

Určitě ano. Pokud má tento faktor jednoznačnou finanční vyjádřitelnost, pak na to samozřejmě každý nájemník bude slyšet. Pokud se tato přidaná hodnota nedá finančně vyjádřit, rozhodnutí o přestěhování do zelené budovy pak bude záviset spíše na globální politice společnosti. Některé firmy zahrnují do svého poslání také ekologický přístup k provozu společnosti a snaží se zaměstnance vychovávat ve stylu sustainability, tedy česky udržitelného rozvoje. Tyto signály je dnes slyšet stále více a více, zejména ze zahraničí. Například naše centrála již vytvořila celý expertní tým na vytváření strategií v oblasti energií a udržitelného rozvoje pro své klienty. Rozhodování o sídle společnosti v zelené budově je tedy vnímáno novým ekologickým pohledem korporací, ale také díky finanční úspoře provozních nákladů, kterou takové budovy nabízejí.

Jak to podle vás vidí nájemci?

*Jan Stehlík*

Ke všem zmiňovaným kritériím bych ještě přidal disponibilitu objektů v daném čase. My jsme řešili náš projekt stěhování společnosti před 3-4 lety a tehdy jsme na základě velikosti firmy a preference lokalit měli ke zvážení tři čtyři možnosti v celé Praze. To není úplně mnoho. V takovém případě se logicky mnoho kritérií, o kterých jsme mluvili, v podstatě samo vyřadí. Podobnou a relativně čerstvou zkušenost máme z Bratislavy, kde je realitní trh o pár let zpátky, a co se týče jak nabídky, tak kvality disponibilních budov, byli jsme konfrontováni se stejnou situací a limitovaným výběrem. Zkrátka hlavním kritériem je cena, poté disponibilita objektů v daném čase. Na úkor těchto dvou hlavních parametrů některá další zmiňovaná kritéria přijdou zkrátka.

*Tomáš Lapka*

Zmínil bych se ještě o kritériích, která se nedají jednoduše pojmenovat a zařadit. Jedná se například o správné dispozice objektu, akustiku nebo optimální osvětlení prostor. To jsou věci, které klient bez odborné asistence při rozhodování sám zohlednit nemůže. Přitom jsou to právě tyto záležitosti, jež vyplavou na povrch až v průběhu užívání budovy. Může se zdát, že se jedná o drobnosti, ale v důsledku jsou tato kritéria zásadní, jelikož ovlivňují psychickou pohodu zaměstnanců na pracovišti. Když například srovnáme dva téměř identické open space prostory ve dvou rozdílných kancelářských budovách se stejným vybavením, stejnou metráží, pořád to ještě neznamená, že bude výsledek pro uživatele (zaměstnance) stejný.

*Petr Kareš*

Já bych ještě doplnil jednu věc, která překvapujícím způsobem vstupuje do rozhodování jako významná položka a o které se tady ještě nikdo nezmínil. Je to emotivní hledisko. Z jakéhosi důvodu, který se nedá úplně parametrově popsat, prostě vznikne náklonnost k určitému projektu. Přestože se nedá přesně charakterizovat a finančně vyčíslit, poměrně silně vstupuje do rozhodovacího modelu. Je to opravdu pocitová věc. Vejdete do budovy, zapůsobí na vás architektura nebo dispozice, může to být světelnost. Je to souhra takových vjemů, které zapůsobí v okamžiku prohlídky a které ve vás vyvolají buď pozitivní, nebo negativní vjem. Prostě se v budově cítíte dobře, nebo ne. Emotivnímu hledisku bych přisoudil 20-30 procent váhy celkového rozhodování. Je překvapující, kolik toho méně racionálního vstupuje do rozhodování oproti všem parametrickofinančním položkám.

Řekněme, že společnost si svou kancelářskou budovu již vybrala. Následuje plánování a realizace procesu stěhování a s tím samozřejmě související fit-out, design interiéru. Co poradit vedoucímu pracovníkovi, který za tento proces nese odpovědnost? V čem vidíte největší úskalí?

[file:2572:small:left]

*Jan Stehlík*

Určitě se do toho nepouštět sám. Pokud s přestěhováním společnosti člověk nemá předchozí správné zkušenosti, rozhodně doporučuji vyhledat odborníky. Na společnosti zůstane vyjasnit si, co od kanceláří chceme, co od nich očekáváme. Prvním krokem je definovat tvrdé parametry. Kolik lidí tam bude pracovat, kolik metrů čtverečních na osobu bude k dispozici, zda budou využívat kanceláře celodenně, nebo zda to bude jako u nás, kdy je mnoho kolegů často mimo kancelář. Je dobré si třeba ujasnit, zda budeme pro klienty pořádat konference. Zkrátka definovat parametry, podle kterých společnost funguje. Druhým krokem jsou emoce, které se těžko vyjadřují. Zda kanceláře mají být jenom „sklad“ optimálně poskládaného nábytku, nebo zda se tam lidé mají dobře cítit a mají mít k pracovnímu místu nějaký vztah. Jestli je to má obohatit, nenudit, nebo udržet ve stavu bdělosti, inspirace atd. Když potřebujeme pouze efektivně rozmístit určitý počet stolů do prostoru, stačí nám osoba, která umí na počítačovém programu hezky, optimálně navrhnout uspořádání pracovních míst. Máme-li vyšší ambice a chceme vytvořit prostředí, jež bude mít nějakého ducha, potřebujeme skutečného odborníka. Architekta, který tomu dá šmrnc a dokáže přidat právě to něco, co je těžko popsatelné.

*Tomáš Lapka*

Myslím si, že do optimálního pracovního prostředí by měla společnost investovat. Vrátí se jí to později cestou neekonomickou, kterou představuje spokojenost zaměstnanců, potažmo cestou ekonomickou - ve formě vyšší produktivity práce zaměstnanců. Každopádně se vyplatí omezovat v interiérech stereotyp pracovního prostředí - určitě se vyplatí do návrhu interiéru investovat, protože jakýkoli stereotyp prostředí vede k neschopnosti pracovat v průběhu celého dne stejně efektivně.

*Petr Urbánek*

Z pohledu pronajímatele je zajímavé sledovat, že jen relativně málo společností je ochotno se hlouběji zamyslet nad tím, do jaké míry jsou pro svůj nejdůležitější kapitál, tedy své pracovníky, ochotni vytvořit kvalitní pracovní prostředí. Mnoho řídících pracovníků tento proces podceňuje. Rozhodnutí o lokalitě, kvalitě budovy a prostorách jako takových je strategické rozhodnutí středně - až dlouhodobé povahy a ovlivňuje dlouhodobě chod a výsledky společnosti. Osobně si myslím, a je to dokázáno i v případových studiích, že se nedocenění jednoho z již zmíněných „E“ nemusí vyplatit, a to v jakémkoli cyklu trhu.

*Petr Kareš*

Já k tomu ještě dodám, že my z pozice komerčního vyjednavače v zastoupení uživatelů nezasahujeme tolik do realizační stránky stavebně-architektonické. Nicméně se snažíme v úvodních částech projektu udělat malou osvětu. Máme přehled o tom, kdo umí vyřešit vnitřní prostory velice vkusným způsobem. Například Deloitte je krásným příkladem toho, jak se dá prostor velice hezky vyřešit. Jen krátce připomenu, že řešil přesun ze srdce krásného historického jádra Prahy, z Týna, do projektu Nile House, který je na okraji pražského centra. A panovala tam samozřejmě obava, jak takový přesun zaměstnanci přijmou. Proto byla přípravě nových kanceláří věnována velká pozornost. Ale setkáváme se i se společnostmi, které vnitřním dispozicím buď zpočátku nevěnují žádnou pozornost, anebo si ani nedokážou představit, jak by jejich prostor mohl vypadat. V tom případě se snažíme udělat třeba krátkou exkurzi po těch nájemnících, kteří vyřešili své kanceláře zajímavým způsobem, a inspirujeme našeho klienta. To proto, aby si pak mohl lépe nadefinovat, čeho chce dosáhnout v nových kancelářích.

Dokážete odhadnout, v jakém rozmezí se mohou pohybovat náklady na fit-out?

*Jan Stehlík*

To záleží na vstupu, tedy co se platí v nájemném. Protože vždycky máte v nájemném nějaký standard budovy a za stejný nájem, jak už o tom byla na začátku řeč, nedostáváte úplně stejný produkt. Uváděli jsme tu už příklad zdvojených podlah nebo světel, která tam mohou, ale nemusí být. Podle toho se můžete dostat od 50 eur až třeba do 2000 eur a víc. Záleží na použitých materiálech, zda máte například recepci mramorovou, nebo jen z laminátu. Rozptyl v cenách může být neuvěřitelný. Myslím si, že reálné rozmezí, v jakém se dá poměrně slušná kancelář pořídit, se pohybuje někde mezi 300 až 600 eury za metr čtvereční. Samozřejmě podle specifikace, funkčnosti a požadavků na kvalitu.

[file:2570:small:right]

*Danyal Downer*

Používá-li klient svůj původní nábytek a budova už má určité vybavení, jako třeba koberec nebo světla, ve standardu, tak bych se odvážil říct, že nejnižší cena začíná kolem částky dva tisíce korun za metr čtvereční, běžný standard již tak kolem osmi tisíc korun za metr čtvereční a cena za opravdu pěkný designový prostor se pohybuje mezi 12 až 15 tisíci za metr čtvereční. Horní hranice víceméně omezena není.

*Petr Kareš*

Nejprve bych stručně popsal, v jakém běžném standardu jsou dnes kancelářské prostory dodávány, aby si to případný čtenář dovedl představit. Kancelářské prostory bývají poměrně dobře vybaveny - moderní budova má zdvojenou podlahu s položeným kobercem, stěny jsou finálně upravené, toalety dokončeny. Podhledy mají vestavěné osvětlení, samozřejmostí jsou nutné položky podle českých norem, jako požární čidla, vnitřní rozhlas apod. Součástí vybavení jsou vstupní dveře, případně i s magnetickou čtečkou. Do standardu patří i elektrická kabeláž se zásuvkami v podlahových krabicích, i když se může dělat až na míru zákazníkovi. Na klienta zbývají investice do úprav vzduchotechniky, klimatizace, do celé IT infrastruktury a vnitřních příček. Součástí standardu samozřejmě není nábytek a interiérové vybavení, tedy movitý kancelářský majetek. Pokud se tedy odrazíme od tohoto standardu, souhlasil bych s cenovým rozmezím od 100 do 500 eur za metr čtvereční. Na druhou stranu majitel budovy často poskytuje v rámci finanční nabídky příspěvky na vnitřní vybavení, o které se pak stavební náklady snižují. Zbylé náklady je v některých případech ochoten nést pronajímatel a promítnout do nájmu. Nadstandardní úpravy pak i vlastní. Má to tu výhodu, že nájemník nemusí úpravy dlouhodobě daňově odepisovat.

*Petr Urbánek*

Jako poslední poznámku bych si dovolil mírně popíchnout naši legislativu, zejména v oblasti financování fit-outů. Bohužel naše legislativní a daňová struktura buďto znevýhodňuje nájemce, nebo naopak pronajímatele. Důvodem je nekompatibilnost daňových předpisů s obchodním a občanským právem. Při jednání to často způsobuje nemalé problémy. V zásadě ať se zvolí jakékoli řešení, je buď nevýhodné pro nájemce, nebo pro pronajímatele. Najít vyvážené řešení pro obě strany v zásadě nejde.

Zmínili jsme se o otázce ekonomické i právní. Jaké jsou vaše zkušenosti s časovým faktorem? Jak dlouho podle vás může celý proces stěhování trvat?

*Jan Stehlík*

Vlastní stěhování je ta nejjednodušší část celého procesu. Převážení krabic a počítačů opravdu vypadá strašně složitě. Když jsem si představil všechny naše lidi se sbalenými krabicemi, tak se mi zježily vlasy. Ale ze zkušenosti musím říct, že je to téměř ta nejjednodušší část. Reálně je třeba počítat proces stěhování v měsících. Dovedu si představit úplně jednoduché řešení, kdy na přestěhování společstenosti stačí měsíc či dva, ale to je takový, řekl bych, velmi akcelerovaný proces. Větší firmy by měly počítat určitě minimálně půl roku až rok. Projekt přestěhování větší společnosti je delší. Požadavky se kreslí, připomínkují v několika kolech. Nic nejde hned napoprvé. Z naší zkušenosti bych hovořil spíše o horizontu jednoho roku.

*Petr Kareš*

Já bych to spočítal odzadu a zohlednil jednotlivé fáze plánování. Samotnému nájmu musí předcházet stavební příprava prostor a stěhování. Toto období závisí na velikosti společnosti. Samotné stěhování může trvat víkend u menších společností, týden u větších, nicméně stavební přípravy se počítají u menších společností třeba dva měsíce, u těch větších to mohou být tři měsíce i více. Stavebním přípravám předchází podpis závazné nájemní smlouvy a vyjednávání smluvních podmínek. Ze zkušenosti mohu říci, že to jsme schopni zvládnout v průměru za tři až čtyři měsíce. To už jsme v čase zase o kousek zpátky. Smlouva se nezačne vyjednávat dříve, než máte rozhodnuto, do které budovy půjdete. Tomu musí předcházet proces porovnávání nabízených budov, jejich prohlídky, vyjednání a analyzování komerčních podmínek. Tato analytická část trvá minimálně tři měsíce. Předtím je nutné definovat zodpovědný tým a požadavky na nové prostory. Samozřejmě jsme zažili zkrácené projekty, které se od spuštění do nastěhování daly realizovat během čtyř měsíců. Ale tady je nutné vzít v potaz to, že už vlastně nemáte žádnou vyjednávací pozici a musíte vzít hotový prostor. Pokud společnost nechce být pod tlakem, souhlasím s panem Stehlíkem - devět až dvanáct měsíců je úplně běžná doba pro středně velkou společnost.

*Danyal Downer*

Já bych řekl, že u větších projektů, tedy asi více než pět tisíc metrů čtverečních, žádná nejdelší doba neexistuje. U jednoho klienta to trvalo dokonce pět let, ale opravdu si myslím, že výsledek skutečně stál za to. Byl to náročný, ale zábavný projekt. U prostor větších, než je pět tisíc metrů čtverečních, jsou pro tento proces optimální zhruba dva roky včetně doby potřebné na výběr vhodného objektu. Samozřejmě je to možné stihnout v kratším časovém úseku, minimálně odhaduji tak rok, možná devět měsíců. U jednodušších, menších projektů se doba pohybuje kolem tří měsíců. Záleží také hodně na tom, jak je projekt náročný po stránce administrativní - zda vyžaduje stavební povolení, nebo jestli se jedná jen o ohlášení stavby apod. V neposlední řadě i na tom, jak dobře klient rozumí struktuře a organizaci své firmy a jejím potřebám.

*Petr Urbánek*

Dodal bych možná to, že podle našich zkušeností většina nájemců hodně podceňuje časový horizont potřebný k „přestěhování“. Zejména v oblasti spojené se stavebním zákonem, o které již zmínil Danyal. Časové lhůty pro podání a schválení projektu až po získání stavebního povolení je nutné při plánování dostatečně zohlednit.

Závěrečná otázka jako obvykle směřuje do budoucnosti. Jaké jsou trendy v pronájmu moderních kancelářských prostor, z hlediska technických řešení, designu nebo z hlediska architektury?

*Danyal Downer*

Jedna věc, kterou už jsem zde naznačil, jsou tzv. zelené budovy. V současné době vzrůstá zájem klientů o ekologická a úsporná řešení, a rozhodují-li se mezi dvěma podobnými objekty, z nichž jeden je ekologický a druhý konvenční, volí ekologický. Ale to je stále položka na nižší rozhodovací úrovni za ostatními kritérii. Přesto zde vidím posun vpřed. Společnosti stále rozsáhleji investují do ekologických projektů. A to si myslím, že je pohled do budoucnosti. Udržitelný rozvoj a zelená architektura budou pro naše klienty postupně stále důležitější.

[file:2573:small:left]

*Tomáš Lapka*

*Petr Kareš*

Já bych k tomu ještě dodal, že se zvyšuje flexibilita kancelářských prostor. V průběhu minulých let se developeři velice poučili o tom, jak má moderní budova vypadat, a dnes se pomalu ustaluje rozumný standard. Mohu zde znovu uvést ony zdvojené podlahy nebo pravidlo, že prostor nemá být poset sloupy. Lze zaznamenat také nástup inteligentního systému klimatizace, která umožňuje v jednom ročním období zároveň chladit i topit. To je vhodné zejména pro přechodná období na jaře a na podzim, kdy je jižní strana budovy teplejší než ta severní. Chci tím říct, že na trh nastupují mnohem flexibilnější technologie.

*Jan Stehlík*

Řekl bych, že trend směřuje k tomu, aby kanceláře podporovaly i firemní kulturu a sounáležitost s firmou. Do charakteristiky kanceláře se stále častěji počítá nejen praktická funkčnost, ale i její emoční potenciál, který vyjadřuje firemní kulturu společnosti. Uvidíme, kam se tyto vysoké cíle posunou vlivem finanční krize a zda se v hlavách šéfů společností ručička vah nepřikloní spíše na stranu peněz.

 
>
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!